Důležité zdroje pro rozhodnutí jsou dva zákony:

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 11 Účetní doklady:

1. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:

1. označení účetního dokladu,
2. obsah účetního případu a jeho účastníky,
3. peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
4. okamžik vyhotovení účetního dokladu,
5. okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),
6. podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty

§ 28 Daňový doklad při dodání zboží, převodu nemovitosti nebo poskytnutí služby

1. Daňovými doklady jsou zejména běžný daňový doklad, zjednodušený daňový doklad, souhrnný daňový doklad, splátkový kalendář, opravný daňový doklad, daňový dobropis, daňový vrubopis, platební kalendář nebo doklad vystavený podle § 92a.
2. Běžný daňový doklad musí obsahovat
1. obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění,
2. daňové identifikační číslo23) plátce, který uskutečňuje plnění,
3. obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění,
4. daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění, plátcem,
5. evidenční číslo daňového dokladu,
6. rozsah a předmět plnění,
7. datum vystavení daňového dokladu,
8. datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu,
9. jednotkovou cenu bez daně, a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně,
10. základ daně,
11. základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona,
12. výši daně uvedenou v korunách a haléřích, popřípadě zaokrouhlenou na desítky haléřů nebo na padesátihaléře.

V žádné z těchto norem není o razítku a podpisu ani zmínka!

Faktura zaslaná e-mailem

Jsou dva pohledy na fakturu. Pokud se tedy jedná o fakturu – daňový doklad (faktura vystavená plátcem DPH) musí splňovat náležitosti daňového dokladu dle §28 zákona o dani z přidané hodnoty. V tomto zákoně ale není nic o razítku či podpisu na faktuře a pokud fakturu pošlete e-mailem, tak je to shodné jako když  ji  dáte do obálky a pošlete poštou.

Razítko a podpis na faktuře?

Z hlediska odběratele není podle účetních předpisů rozhodující podpis dodavatele na faktuře, ale podpis oprávněného pracovníka odběratele, který potvrdí převzetí dodávky.

Vystavená faktura (daňový doklad) musí obsahovat následující údaje:

• Označení „Faktura“;
• Údaje vystavovatele faktury: jméno a adresu (iniciály firmy);
• Jméno (název firmy) a adresu toho, kdo ji přijal;
• Datum vydání a datum splatnosti faktury;
• Pokud je faktura určena plátci DPH, musí obsahovat datum zdanitelného plnění;
• Pořadové číslo faktury;
• Podpis vystavovatele faktury a razítko není nutné (podpisem fakturu opatří příjemce při jejím zaúčtování).

Faktura VZOR

Podle zákona číslo 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, paragraf 28, odstavec 2, nepatří razítko a podpis mezi náležitosti daňového dokladu.

Z hlediska daně z příjmů a daně z přidané hodnoty tam razítko a podpis být nemusí, ale v českých zemích je to zvykové právo.

Daňový doklad však vyžaduje podpisový záznam osoby zodpovědné za účetní případ a za jeho zaúčtování (tedy toho, kdo daňový doklad přijímá). Podpisový záznam ale nemusí být jen podpis. Platný podpisový záznam je také elektronický podpis anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, například kód, zkratka …. Je ale důležité rozlišovat, co je považováno za účetní doklad. Jestliže účetní jednotka přijme fakturu, ta nemusí obsahovat podpisy.  Až poté, co na tento dokument bude v účetní jednotce připojen podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování, stane se dokladem. Proto tedy lze dokument přijmout bez podpisu.